Thủ tục đăng ký thuế cho người phụ thuộc 2025 để đăng ký giảm trừ gia cảnh theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được thực hiện như sau:
Công ty Luật CTT Piper Việt Nam sẽ trình bày thủ tục đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh của người nộp thuế thu nhập cá nhân trong 02 trường hợp:
– Trường hợp cá nhân ủy quyền đăng ký thuế cho cơ quan chi trả thu nhập.
– Trường hợp cá nhân đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế.
Căn cứ Mục 11 và Mục 12 Quyết định 155/QĐ-BTC năm 2025, thủ tục đăng ký thuế cho người phụ thuộc 2025 được thực hiện như sau:
1. Trường ủy quyền cho cơ quan doanh nghiệp đăng ký thuế cho người phụ thuộc
1.1. Trình tự thực hiện
Bước 1: Người lao động thực hiện:
Cá nhân đăng ký thuế cho người phụ thuộc nộp hồ sơ theo quy định tại Mục 1.2. cho doanh nghiệp.
Lưu ý: Nếu NLĐ làm ở nhiều nơi, chỉ được ủy quyền đăng ký tại một nơi duy nhất, sau đó thông báo số định danh (đối với người Việt Nam hoặc mã số thuế (đối với người nước ngoài) của người phụ thuộc cho các nơi còn lại.
Bước 2: Doanh nghiệp thực hiện:
– Doanh nghiệp tổng hợp và gửi tờ khai đăng ký thuế Mẫu số 20-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC) gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
– Thời hạn: Chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh
Lưu ý: Trường hợp đăng ký điện tử:
Cá nhân nộp tờ khai và hồ sơ đính kèm qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc các cổng dịch vụ công (cấp quốc gia, bộ, tỉnh…) hoặc T-VAN, ký điện tử và gửi hồ sơ.
Bước 3: Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ
– Với hồ sơ giấy:
+ Trường hợp nộp trực tiếp tại cơ quan thuế: Công chức thuế kiểm tra, nếu đầy đủ thì đóng dấu, lập phiếu hẹn trả kết quả. Nếu chưa đủ, trả lại và hướng dẫn bổ sung.
+ Trường hợp gửi qua bưu chính: Cơ quan thuế ghi ngày nhận, đóng dấu văn thư. Nếu thiếu sót, thông báo yêu cầu bổ sung trong 2 ngày làm việc.
– Với hồ sơ điện tử:
Hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận tiếp nhận cho người nộp thuế trong vòng 15 phút kể từ khi nhận được hồ sơ.
+ Nếu hợp lệ: Trả kết quả đăng ký thuế qua cổng điện tử đã nộp hồ sơ, theo đúng thời hạn quy định.
+ Nếu chưa hợp lệ: Gửi thông báo từ chối trong 2 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.
1.2. Hồ sơ đăng ký thuế cho người phụ thuộc
Hồ sơ đăng ký thuế cho người phụ thuộc trong trường hợp ủy quyền cho công ty bao gồm:
(i) Người lao động chuẩn bị:
– Văn bản ủy quyền (Mẫu 41/UQ-ĐKT) ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
– Bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực của người phụ thuộc hoặc bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác còn hiệu lực (nếu không có hộ chiếu) đối với người phụ thuộc là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài) cho cơ quan chi trả thu nhập.
(ii) Công ty chuẩn bị:
Doanh nghiệp có trách nhiệm tổng hợp thông tin đăng ký thuế của cá nhân vào tờ khai đăng ký thuế Mẫu số 20-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC) gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp cơ quan chi trả thu nhập.
Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).
2. Trường hợp cá nhân đăng ký thuế cho người phụ thuộc trực tiếp với cơ quan thuế
2.1 Trình tự thực hiện:
Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký
Cá nhân lập hồ sơ đăng ký thuế cho người phụ thuộc theo quy định tại Mục 2.2 và gửi đến cơ quan thuế:
– Tại Cục Thuế nơi cá nhân làm việc đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế.
– Tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức, cá nhân trả từ nước ngoài.
– Tại Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực nơi cá nhân cư trú đối với những trường hợp khác.
Phương thức nộp hồ sơ: Lựa chọn một trong các phương thức sau:
(i) Nộp trực tiếp tại trụ sở Cơ quan thuế.
(ii) Hoặc gửi qua hệ thống bưu chính.
(iii) Nộp hồ sơ điện tử: Người nộp thuế truy cập vào Cổng thông tin điện tử mà người nộp thuế lựa chọn các cổng thông tin sau để khai tờ khai và gửi kèm các hồ sơ theo quy định dưới dạng điện tử (nếu có), ký điện tử và gửi đến cơ quan thuế:
– Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
– Cổng dịch vụ công quốc gia.
– Cổng dịch vụ công cấp Bộ, cấp tỉnh đã được kết nối với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
– Cổng thông tin của tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN.
Lưu ý: Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký thuế cho người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh cùng với thời hạn thực hiện thủ tục đăng ký giảm.
Bước 2: Cơ quan thuế xử lý hồ sơ
(i) Với hồ sơ giấy:
– Trường hợp nộp trực tiếp cán bộ thuế kiểm tra hồ sơ. Nếu đầy đủ sẽ tiếp nhận, đóng dấu, lập phiếu hẹn trả kết quả. Nếu thiếu sẽ hướng dẫn bổ sung.
– Trường hợp gửi qua bưu điện: Cán bộ thuế ghi nhận ngày nhận, vào sổ văn thư. Nếu thiếu hồ sơ thì trong 2 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo yêu cầu bổ sung.
(ii) Với hồ sơ điện tử:
Hệ thống Cổng thông tin điện tử gửi thông báo tiếp nhận trong vòng 15 phút sau khi nhận hồ sơ.
Nếu hồ sơ hợp lệ hệ thống sẽ trả kết quả qua cổng điện tử đã chọn. Nếu hồ sơ không hợp lệ trong 2 ngày làm việc kể từ ngày ghi trên thông báo tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ.
2.2. Hồ sơ đăng ký mã số thuế cho người phụ thuộc
Hồ sơ đăng ký mã số thuế cho người phụ thuộc trong trường hợp người nộp thuế tự đăng ký với cơ quan thuế bao gồm:
– Đối với người phụ thuộc là người Việt Nam: Tờ khai đăng ký thuế (dùng cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công) (Mẫu số 20-ĐK-TCT) ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
– Đối với người phụ thuộc là người nước ngoài:
+ Tờ khai đăng ký thuế (dùng cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công) (Mẫu số 20-ĐK-TCT) ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
+ Bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực của người phụ thuộc hoặc bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác còn hiệu lực (nếu không có hộ chiếu).
Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).
3. Thời hạn giải quyết
03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ đăng ký thuế đầy đủ theo quy định.
4. Yêu cầu điều kiện thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế cho người phụ thuộc
– Cá nhân là người Việt Nam phải kê khai các thông tin về họ và tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân của người phụ thuộc chính xác so với các thông tin được lưu trữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, trường hợp chưa được cấp số định danh cá nhân thì cá nhân phải liên hệ với cơ quan Công an cấp xã để thu thập thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và cấp số định danh cá nhân trước khi thực hiện thủ tục đăng ký thuế.
– Trường hợp người nộp thuế lựa chọn và gửi hồ sơ đến cơ quan thuế thông qua giao dịch điện tử thì phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử đồng thời đăng ký và đảm bảo đầy đủ các điều kiện thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế theo quy định tại Thông tư 19/2021/TT-BTC và Thông tư 46/2024/TT-BTC.
5. Danh mục biểu mẫu tham khảo tại Thông tư 86/2024/TT-BTC về đăng ký thuế
Dưới đây là danh mục biểu mẫu tham khảo tại Thông tư 86/2024/TT-BTC về đăng ký thuế đã được sửa đổi bổ sung theo quy định tại Thông tư 40/2025/TT-BTC.
– Văn bản ủy quyền (Mẫu 41/UQ-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
– Thông tin đăng ký thuế của cá nhân vào tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
– Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
– Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 03-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
– Tờ khai đăng ký thuế (dùng cho tổ chức) (Mẫu số 01-ĐK-TCT) ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
– Bảng kê các công ty con, công ty thành viên (Mẫu số BK01-ĐK-TCT) ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
– Bảng kê các đơn vị phụ thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện) (Mẫu số BK02-ĐK-TCT) ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
– Bảng kê các địa điểm kinh doanh, kho hàng (Mẫu số BK03-ĐK-TCT) ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
– Bảng kê các nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài (Mẫu số BK04-ĐK-TCT) ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
– Bảng kê các nhà thầu, nhà đầu tư dầu khí (Mẫu số BK05-ĐK-TCT) ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
– Bảng kê góp vốn của tổ chức, cá nhân (Mẫu số BK06-ĐK-TCT) ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
– Tờ khai đăng ký thuế (dành cho đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh trực tiếp phát sinh nghĩa vụ thuế) (Mẫu số 02-ĐK-TCT) ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
– Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 03-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
– Tờ khai đăng ký thuế (dùng cho các nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài, Ban điều hành liên danh) (Mẫu số 04-ĐK-TCT) ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
– Tờ khai đăng ký thuế (dùng cho tổ chức, cá nhân khấu trừ, nộp thuế thay cho nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài, nhà cung cấp nước ngoài; tổ chức hợp tác kinh doanh với cá nhân, tổ chức hợp tác kinh doanh với tổ chức) (Mẫu số 04.1-ĐK-TCT) ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
– Bảng kê các hợp đồng nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài nộp thuế thông qua Bên Việt Nam (Mẫu số 04.1-ĐK-TCT-BK) ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
– Tờ khai đăng ký thuế (dùng cho cơ quan, tổ chức, cá nhân được cơ quan thuế ủy nhiệm thu) (Mẫu số 04.4-ĐK-TCT) Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
– Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
– Thông tin đăng ký thuế của cá nhân vào tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
– Tờ khai đăng ký thuế (dùng cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công) (Mẫu số 20-ĐK-TCT) ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
– Mẫu số 20-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC.
