Từ ngày 01/6/2025, chính thức bỏ hình thức thuế khoán, do đó hộ kinh doanh có thể chuyển đổi sang doanh nghiệp để thận tiện cho việc xuất hoá đơn. Dưới đây là hướng dẫn thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp (công ty TNHH), hồ sơ đăng ký thành lập công ty TNHH trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh hiện nay.
1. Trường hợp nên chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
Hiện nay, pháp luật không có quy định về ngưỡng doanh thu tối đa của hộ kinh doanh để phải chuyển đổi sang doanh nghiệp. Tuy nhiên, cơ quan thuế khuyến khích hộ kinh doanh có doanh thu lớn chuyển sang doanh nghiệp để thuận tiện hơn trong phát triển hoạt động kinh doanh, cũng như hưởng các ưu đãi thuế đối với doanh nghiệp mới thành lập.
Mặt khác, theo khoản 5 Điều 51 Luật quản lý thuế 2019, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ trở lên, phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai.
Trường hợp hộ kinh doanh nên chuyển đổi loại hình kinh doanh sang doanh nghiệp:
- Quy mô lao động và doanh thu vượt ngưỡng
Căn cứ Điều 5 Nghị định 80/2021/NĐ-CP, tiêu chí xác định doanh nghiệp siêu nhỏ trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản; lĩnh vực công nghiệp và xây dựng là việc sử dụng lao động có tham gia BHXH bình quân năm không quá 10 người và tổng doanh thu của năm không quá 3 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 3 tỷ đồng.
Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ là việc sử dụng lao động có tham gia BHXH bình quân năm không quá 10 người và tổng doanh thu của năm không quá 10 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 3 tỷ đồng.
- Nhu cầu minh bạch tài chính và bảo vệ tài sản cá nhân
Việc kí kết các hợp đồng, dự án lớn với doanh nghiệp hoặc tổ chức nước ngoài thường yêu cầu các bên có tư cách pháp nhân và hệ thống kế toán minh bạch.
Doanh nghiệp, đặc biệt là công ty TNHH, giúp giới hạn trách nhiệm trong phạm vi vốn góp, tránh ảnh hưởng đến tài sản cá nhân khi phát sinh rủi ro.
- Mở rộng quy mô và ngành nghề kinh doanh
Một số lĩnh vực như bất động sản, tài chính, bảo hiểm… chỉ cho phép doanh nghiệp có tư cách pháp nhân hoạt động. Ngoài ra, việc nâng cấp lên doanh nghiệp còn là bước tiến trong việc xây dựng thương hiệu lâu dài, tiếp cận vốn vay ngân hàng cũng như các chương trình hỗ trợ của nhà nước.
- Có mong muốn được khấu trừ, hoàn thuế GTGT đầu vào
2. Ưu đãi với doanh nghiệp mới thành lập từ hộ kinh doanh
Doanh nghiệp mới thành lập từ hộ kinh doanh sẽ được hưởng những ưu đãi, hỗ trợ thuế, phí, lệ phí như sau:
– Chấm dứt việc thu, nộp lệ phí môn bài từ ngày 01/01/2026.
– Được miễn thuế TNDN trong 2 năm liên tục kể từ khi có thu nhập chịu thuế đối với: Doanh nghiệp có tổng doanh thu năm từ trên 03 tỷ đồng đến không quá 50 tỷ đồng áp dụng thuế suất 15%; doanh nghiệp có tổng doanh thu năm từ trên 03 tỷ đồng đến không quá 50 tỷ đồng áp dụng thuế suất 17% theo khoản 4 Điều 15 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.
– Miễn 100% thuế thu nhập doanh nghiệp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa trong 3 năm đầu kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.
– Đối với doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo: + Miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong thời hạn 02 năm và giảm 50% số thuế phải nộp trong 04 năm tiếp theo đối với thu nhập từ hoạt động khởi nghiệp đổi mới sáng tạo.
+ Miễn thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp đối với khoản thu nhập từ chuyển nhượng cổ phần, phần vốn góp, quyền góp vốn, quyền mua cổ phần, quyền mua phần vốn góp theo Nghị quyết 68-NQ-TW.
+ Miễn thuế thu nhập cá nhân trong thời hạn 02 năm và giảm 50% số thuế phải nộp trong 04 năm tiếp theo đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của chuyên gia, nhà khoa học nhận được từ doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo, trung tâm nghiên cứu phát triển, trung tâm đổi mới sáng tạo, tổ chức trung gian hỗ trợ khởi nghiệp đổi mới sáng tạo theo Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn cung cấp miễn phí các nền tảng số, phần mềm dùng chung, dịch vụ tư vấn pháp lý, đào tạo về quản trị doanh nghiệp, kế toán, thuế, nhân sự, pháp luật cho doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
3. Hướng dẫn chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
Căn cứ Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh được thực hiện như sau:
“Điều 27. Đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh
Việc đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính.
Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh bao gồm bản sao giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và các giấy tờ quy định tại Điều 24 Nghị định này tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp, trong đó không bao gồm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Trường hợp doanh nghiệp được chuyển đổi từ hộ kinh doanh có nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư thì hồ sơ phải có bản sao văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
Việc chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh thực hiện theo quy trình sau đây:
a) Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông tin về việc thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở;
b) Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã gửi thông tin về việc chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh cho Cơ quan thuế và ra thông báo về việc hộ kinh doanh đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, chuyển tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh sang tình trạng đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động.
Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã khi hộ kinh doanh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của Cơ quan thuế về việc hộ kinh doanh hoàn thành nghĩa vụ thuế, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã chuyển tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh sang tình trạng đã chấm dứt hoạt động trong Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh.
4. Hộ kinh doanh không được hoạt động kể từ thời điểm doanh nghiệp chuyển đổi từ hộ kinh doanh được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.”
Như vậy, việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp sẽ được thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký phù hợp với loại hình doanh nghiệp (Công ty cổ phần, Công ty TNHH…) theo Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh. Trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài, phải có văn bản chấp thuận của cơ quan đăng ký đầu tư theo Luật Đầu tư.
Trình tự thực hiện chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp như hướng dẫn ở trên.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo 2 cách sau:
Cách 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KHĐT tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Cách 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng. Lưu ý đối với cách này sau khi có thông báo hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp phải mang hồ sơ gốc đến nộp lại bộ phận Một cửa – Phòng Đăng ký kinh doanh.
Lưu ý: Một số địa phương thực hiện việc sắp xếp lại bộ máy có thay đổi về tên gọi Sở Kế hoạch và Đầu tư. Ví dụ: Sở Tài chính TPHCM – Hợp nhất Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính và tiếp nhận Ban Đổi mới quản lý doanh nghiệp thành phố.
Bước 3: Sở Kế hoạch và Đầu tư kiểm tra hồ sơ và trả kết quả
– Thời hạn giải quyết hồ sơ: 5 – 7 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ.
– Hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho hộ kinh doanh chuyển đổi.
– Hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do để doanh nghiệp chỉnh sửa hồ sơ và nộp lại từ đầu.
Bước 4: Giải thể hộ kinh doanh cá thể
Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở để thực hiện chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.
Bước 5: Đăng thông báo trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Doanh nghiệp phải đăng thông báo về việc thành lập doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
